Protection des données lors de l'enregistrement des invités

Ces informations concernent uniquement les invités qui téléchargent leurs pièces d'identité chez nous. Pour le reste du site web, veuillez consulter notre politique de confidentialité générale.

Pourquoi nous avons besoin de ces données

Le droit portugais nous oblige à déclarer tous les invités étrangers aux autorités (SEF/AIMA) dans les trois jours ouvrables suivant leur arrivée. À cette fin, nous collectons le prénom et le nom, la date de naissance, le lieu de naissance, la nationalité, le lieu de résidence, le numéro de document et le type de document. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point c du RGPD — le respect d'une obligation légale.

Pour vérifier l'exactitude des informations, nous sommes légalement tenus de consulter une copie de la pièce d'identité officielle. Vous téléchargez à cet effet une photo de votre carte d'identité ou de votre passeport.

Reconnaissance automatique de texte — votre choix

Pour nous éviter d'avoir à saisir manuellement les données, les informations requises peuvent être extraites automatiquement de votre photo. Cette lecture automatisée n'a lieu que si vous y consentez expressément dans le formulaire. Vous pouvez plutôt choisir « À la main, s'il vous plaît » ; dans ce cas, nous saisissons nous-mêmes les données, vos photos ne quittent pas nos locaux et vous ne subissez aucun préjudice.

La base juridique de cette extraction est votre consentement conformément à l'art. 6, par. 1, point a du RGPD. Vous pouvez révoquer ce consentement à tout moment avec effet pour l'avenir ; la licéité du traitement effectué jusqu'à la révocation n'en est pas affectée.

Qui traite les données

Si vous acceptez la lecture automatisée, la photo est transmise à notre sous-traitant Microsoft Ireland Operations Ltd. et traitée dans son centre de données en Suède (Azure OpenAI Service, type de déploiement « Standard »). Aucun transfert vers les États-Unis n'a lieu.

Microsoft traite les données exclusivement sous nos instructions dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (DPA). Les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA et ne sont pas transmises à des tiers. Microsoft peut analyser les requêtes à des fins de détection des abus ; pour les services déployés dans l'Espace économique européen (EEE), toute vérification humaine éventuelle est effectuée par du personnel situé au sein de l'EEE.

Si vous choisissez « À la main, s'il vous plaît », aucune transmission à un prestataire de services externe n'a lieu. Vos photos ne seront vues que par nous.

Combien de temps nous conservons les données

Nous supprimons les images téléchargées dès que nous avons vérifié les informations et préparé la déclaration légale. Les données déclarées elles-mêmes sont conservées aussi longtemps que l'exige l'obligation légale de déclaration.

Aucun processus de suppression automatique n'a lieu — la suppression est décidée de manière délibérée par un être humain afin d'éviter la suppression prématurée de pièces encore requises.

Si vous ne souhaitez pas utiliser le formulaire

Vous pouvez également nous envoyer les documents par e-mail à info@villalaranjeiras.com. L'obligation légale de consulter le document s'applique également dans ce cas — une transmission par téléphone n'est malheureusement pas autorisée.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données ainsi que d'un droit d'opposition. Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@villalaranjeiras.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données.