Datenschutz bei der Gastregistrierung
Diese Hinweise betreffen nur Gäste, die ihre Ausweisdokumente bei uns hochladen. Für die übrige Website gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.
Warum wir die Daten brauchen
Das portugiesische Recht verpflichtet uns, alle ausländischen Gäste innerhalb von drei Werktagen nach der Anreise bei den Behörden (SEF/AIMA) zu melden. Dafür erheben wir Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnort, Ausweisnummer und Ausweisart. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.
Zur Prüfung der Angaben sind wir verpflichtet, eine Kopie des Ausweisdokuments einzusehen. Sie laden dafür ein Foto Ihres Ausweises oder Passes hoch.
Automatische Texterkennung — Ihre Wahl
Damit wir die Daten nicht abtippen müssen, können die Angaben maschinell aus Ihrem Foto ausgelesen werden. Diese Auslesung findet nur statt, wenn Sie im Formular ausdrücklich zustimmen. Sie können stattdessen „Bitte von Hand" wählen; dann übertragen wir die Daten selbst, Ihre Fotos verlassen unser Haus nicht, und es entsteht Ihnen kein Nachteil.
Rechtsgrundlage für die Auslesung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Wer die Daten verarbeitet
Stimmen Sie der Auslesung zu, wird das Foto an unseren Auftragsverarbeiter Microsoft Ireland Operations Ltd. übermittelt und dort im Rechenzentrum in Schweden verarbeitet (Azure OpenAI Service, Bereitstellungstyp „Standard"). Eine Übermittlung in die USA findet nicht statt.
Microsoft verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Microsoft kann Anfragen im Rahmen einer Missbrauchserkennung auswerten; für Dienste, die im Europäischen Wirtschaftsraum bereitgestellt werden, erfolgt eine etwaige Sichtung durch Beschäftigte innerhalb des EWR.
Wählen Sie „Bitte von Hand", findet keine Übermittlung an einen Dienstleister statt. Ihre Fotos sehen dann ausschließlich wir.
Wie lange wir die Daten speichern
Die hochgeladenen Bilder löschen wir, sobald wir die Angaben geprüft und die Meldung vorbereitet haben. Die gemeldeten Daten selbst bewahren wir so lange auf, wie es die gesetzliche Meldepflicht erfordert.
Ein automatischer Löschlauf findet bewusst nicht statt — über die Löschung entscheidet ein Mensch, damit keine Unterlagen verschwinden, die noch benötigt werden.
Wenn Sie das Formular nicht nutzen möchten
Sie können uns die Dokumente stattdessen per E-Mail an info@villalaranjeiras.com senden. Die gesetzliche Pflicht, das Dokument einzusehen, besteht auch dann — eine telefonische Durchsage genügt leider nicht.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Wenden Sie sich dafür an info@villalaranjeiras.com. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.